ＭＲの外勤活動報告は上手く運用されていますか？

あなたの職場ではＭＲの外勤活動報告は上手く運用されていますか？

管理部門では「ＭＲの外勤活動報告なんて、あてにならないよ。」とか、逆にＭＲからは「こんなの面倒くさいだけで意味が無い。」とか。。。。。結局、誰の為にやっているのかわからないような業務になっていませんか。ＭＲ外勤活動報告については、一昔前はペーパーによる報告でしたが、現在はパソコン、携帯電話、タブレット端末、スマートフォンなどで報告する仕組み（コンピューター化システム）になっていると思います。そのように仕組みは進歩してきていますが、なかなか業務の改善が進んでいないことがあります。仕組みが変われば、業務のスタイルも変更する必要があります。

今回の場合でいうと「ＭＲ外勤活動報告データ入力のタイミング」を改善されましたか？ＭＲが外勤活動報告データを入力するのは、月次提出の１回とか、毎週末に１回とか、良くて毎日の勤務終了後が現状ではないでしょうか？　もし、そのような状況であれば、ＭＲは外勤活動を思い出しながら、データ入力をすることになりますので、正確なデータ入力ができません。すなわち、どの施設で、どのドクター（薬剤師などの医療関係者）に、何の活動をしたか。その報告が正確ではないことになってしまいます。だから、その現状を知っている管理部門は、このようなＭＲ外勤活動報告データを本気で分析に使いませんし、ＭＲ自身も自分の外勤活動報告データを振り返りにも使わないのです。仕組みがあるけど、その中身、そのデータの精度に問題がある、残念な結果です。

さて、この課題を解決するためのポイントは「外勤活動をした現地でタイムリーに正確な情報を入力する」ことです。しかし、それはどうすれば、実現するのでしょう。ＭＲにハッパをかけて、ドンドン入力する様にしてもらう。。。？そんなことで、改善できるならば元々出来ていたはず。キチンと原因分析すると、仕組みにも大きな問題を抱えていました。タブレットやスマートフォンの外勤活動データ入力機能をＭＲに提供していますが、パソコン利用を前提としたシステムをすこし置き換えただけの画面ですから『サクサクと入力』が出来ません。まずは施設を検索して、特定して、入力するために画面に表示されているキーボードにタッチをして。。。やっぱり、面倒くさいです。これではせっかく入力しようと思っていたのに、そのモチベーションは下がる一方です。

この『サクサクと入力』するためには、スマートフォン専用に開発されたアプリが必要です。弊社が提供するクラウドサービスの端末側はスマートフォンアプリを利用していますので最適です。このアプリを簡単に説明しますと、ＧＰＳ機能を利用していますので、外勤した現地でアプリを立ち上げると『対象施設を自動認識』します。また、アプリはオフラインなので、画面切替や選択画面などが非常に速いです。これだと、本当にちょっとした空き時間で入力ができますので、ＭＲがタイムリーに正確性の高い情報を入力できます。この情報を、スマートフォンがオンラインになったタイミングで自動的にサーバに転送することにより、管理部門は新鮮で正確な外勤活動報告データを戦略的分析に利用できます。

もちろん、ＭＲも活動データを振り返りに利用でき、これからの外勤活動向上につながります。