Smartsheet　過去の未完了タスクを自動通知！分類＋レポートで抜け漏れ防止

2025.06.20

日々の業務でタスクの抜け漏れや対応遅れが発生してしまうといった課題はありませんか？
「完了チェックされていない過去タスク」は、気づきにくく、後々トラブルになる可能性もあります。

今回は、Smartsheetを使って過去の未完了タスクを自動検知・通知する運用方法をご紹介します。

ステップ①　分類関数で「過去・今週・来週以降」を自動判定

Smartsheetでは日付を関数で判定して、今がどのタイミングかを文字列で分類できます。
列タイプは「テキスト/数値」にして、次のような数式を設定します。
これを使って、現在の週や月と比較することで、対象データだけを抜き出すことが可能です。

▼ 週単位で分類する場合
=IF(日付1 < TODAY() – WEEKDAY(TODAY()) + 2, “過去”, IF(WEEKNUMBER(日付1) = WEEKNUMBER(TODAY()), “今週”, “来週以降”))

▼ 月単位で分類する場合
=IF(MONTH(期日1) < MONTH(TODAY()), “過去”, IF(MONTH(期日1) = MONTH(TODAY()), “今月”, “来月以降”))

ステップ②　レポートで「週次判定」ごとの「未完了タスク」だけを抽出

Smartsheetのレポート機能を使えば、分類列とステータス列を条件に抽出できます。

以下の2条件を設定

グループ設定を「週次判定」に
過去・今週・来週以降にタスクがグループ分けされます。
- フィルター設定でフィールド選択を「ステータス」、タイプは「＝次の値」で「未完了」に
  これで未完了タスクのみが表示されます。

以上の設定をすることで、「過去に設定されたのに、まだ終わっていないタスク」だけを一覧表示できます。
このレポートをダッシュボードに埋め込めば、対応漏れタスクの一覧が常に最新状態で可視化されます。

ステップ③　自動化でアラート通知も可能！

レポートだけでなく、自動化ワークフローを設定することで、該当タスクが出現したタイミングで担当者に通知することもできます。

通知フローの一例

トリガー
「週次判定」列が過去に変更されたとき
条件
「ステータス」が未完了の場合
アクション
担当者へメール or Slack通知

メールの文面も編集可能で、通知者はメールからシートにジャンプすることも可能です。