Smartsheet基礎操作編②：列タイプの基本と使い分け

Smartsheetを使いこなすカギは「列タイプ」にあり！

Smartsheetでは、シートの各列に対して「列タイプ」を設定できます。

この列タイプを適切に使い分けることで、シートの操作性や見やすさ、自動化や集計処理の正確性が大きく向上します。

今回は、Smartsheetでよく使われる列タイプとその特徴、使い分けのポイントについてご紹介します。

主な列タイプの紹介

① テキスト／数値
最も基本的な列タイプです。文字列や数値、記号など何でも入力できます。

列に制約がない分、データの自由度が高い反面、間違った入力がされやすい点には注意が必要です。

② ドロップダウンリスト
あらかじめ指定した選択肢から入力できる列タイプです。誤入力を防げるだけでなく、絞り込みや集計にも便利です。

「ステータス」や「カテゴリ」など、選択肢が明確な項目におすすめです。

③ チェックボックス
はい／いいえ、完了／未完了などの状態をひと目で確認できます。

チェックが入っているかどうかで条件付き自動化(ワークフロー）のトリガーにも使えるため、フロー設計にも重宝されます。

チェックボックスのタイプは以下から選択できます。

④ 日付
カレンダーから日付を選べるタイプです。日付を基準にしたリマインダーやガントチャートなどで活躍します。

数式による日数計算も可能です。

⑤ 連絡先リスト
ユーザーの名前やメールアドレスを指定できる列タイプです。

担当者の割り当てや承認フローの通知を送りたいときに便利です。

⑥ 記号
視覚的に状態を表すのに適しています。丸・星・旗・矢印など、デザインされたアイコンを使って優先度や進捗を表現できます。

列タイプの選び方とポイント

列タイプはいつでも変更できますが、データの整合性を保つためにも、あらかじめ用途に応じた列タイプを正しく設定しておくことが大切です。

例えば、ステータス管理には「ドロップダウン」や「記号」が適し、期限管理には「日付」タイプが有効です。

また、自動化のトリガーとして使う列には、シンプルで判定しやすい「チェックボックス」が向いています。

まとめ

Smartsheetでは、列タイプを正しく使い分けることで、作業効率や正確性が大きく向上します。

第2回では基本の列タイプをご紹介しましたが、次回はこれらを活用した「条件付き書式」や「自動化」との組み合わせテクニックをご紹介します！