JUST.SFA メール取り込み|API

こんにちは

JUST.SFA の WebAPI を利用して、Gmail で受信したメールの自動登録を設定しましたのでご紹介いたします。

■メール取込のケース
営業メンバーが外勤活動を行ったあと、活動報告をメールで送信すると自動で JUST.SFAの日報テーブルに登録される仕組みを実現します。
データ連携には Zapierを利用します。Zapier には既に Gmail を自動で受信するパーツ(Integration)が用意されいます。
JUST.SFA の WebAPI を利用する Integration はないのですが、作成することは難しくないので自作します。
概要は以下の図になります。

■用意したもの

・活動報告メールを受信するGmailアカウント
 今回はわかりやすいように専用のメールアドレスを用意しました。件名でフィルタするなどで既存のアドレスも利用可能です。
・JUST.SFA活動報告テーブル
 活動報告を登録するテーブルです。
・Zapier JUST.SFA活動報告 Integration
 Zapier から WebAPI を利用して活動報告を送信するための Integrationです。日付の形式変換、本文の改行コードの変換、WebAPIリクエストにで送信するJSONの組み立て、リクエストの送信を行います。

■JUST.SFA活動報告テーブル

テーブルの項目は、日付(日付・時刻型)、会社名、お客様名、CC、登録担当者名、送信者、活動内容
会社名、お客様名はメール本文に「お客様:〇〇〇〇〇」と記載するルールとしています。〇〇〇〇〇を抜き出して、お客様マスタをルックアップして登録します。
登録担当者は送信者のメールアドレスから担当者マスタをルックアップして登録します。

■Zapier JUST.SFA活動報告 Integration

Zapier CLI を利用して作成しました。今回はサンプルなので認証のAPI-Keyはハードコートしています。本来は環境変数か custom-auth を使った認証を組み込むことになります。
また、送信先のテーブル識別名やフィールド識別名、JUST.SFAのテナントも決め打ちで作成しております。
(汎用Integrationも作成したのですが、そちらでは認証および登録先のテーブル、フィールドはZapier上で設定可能としています。汎用Integrationについては別の記事でご紹介します。)
以下の機能をプログラミングしています。
1)Gmailから 送信者メールドレス、件名、本文を受け取る
2)本文から「お客様:〇〇〇〇〇」の抽出、現在日付をISO形式に変換
3)JUST.SFAの API送信時仕様に合わせた リクエストJSONの作成
4)WebAPIへリクエストを送信
作成した Integration は Zapier Platform にアップしてプライベートで利用可能としています。


■Zapier の設定

Zapier では 活動報告メールを受信するGmailアカウント を受信する Integration と
JUST.SFA へ WebAPIリクエストする Integration を組み合わせて アプリ(Zap) を作成しました。とても単純な構成です。
新しいメールが届いているかは Zapier が定期的に確認してくれます。メールがあったときだけ JUST.SFA に反映されることになります。

■実行結果

テストメールを活動報告メールを受信するGmailアカウント に送信したところ、以下の図のようにレコードが自動で作成されました。
ルックアップフィールドも無事登録されています。
(一部文字をマスクしています)

 

今回は単純な Zapier Integration の作成と Zapier の設定で メールを JUST.SFA に取り込むことができました。今後は汎用的な JUST.SFA 用の Integration の作成と他のサービスとの連携を試してみようと思います。