Smartsheet基礎操作編④：自動化ワークフローの基本と活用例
繰り返し業務を自動化して、時間を“つくる”仕組みへ
日々の業務で「この確認メール、毎回同じ…」「ステータスが変わったら通知したい」そんな場面はありませんか？
Smartsheetには、こうした繰り返しの確認や通知、更新作業を自動で行ってくれる“ワークフロー機能”が標準で備わっています。
今回は、その基本的な考え方と、現場で使える活用例をご紹介します。
自動化ワークフローとは？
Smartsheetの自動化機能は、指定した条件に応じて通知・リマインダー・承認依頼・データ更新などを自動で実行する仕組みです。
画面上の「自動化」メニューから、ノーコードで直感的に設定が可能で、複雑な知識がなくてもすぐに使い始めることができます。
基本の構成：3ステップで作成
- トリガー（いつ実行するか）
例：「ステータスが変更されたとき」「指定の日付の7日前」など - 条件（どの行に対して行うか）
例：「優先度が高い」「担当者が未入力」などを絞り込む - アクション（何をするか）
例：「担当者にメールを送る」「ステータスを変更する」など
Smartsheetには豊富なテンプレートが用意されていますので、まずはテンプレートから作成することがおすすめです！
よくある活用例
| 活用シーン | トリガー | アクション |
| 案件の期限が近づいたら通知 | 期日の7日前 | 担当者にアラートメール送信 |
| ステータスが「承認済」になったら次工程へ | ステータスが変更された時 | ステータス列を「作業中」に自動変更 |
| 担当者未入力の申請に注意喚起 | 行が追加された時 | 担当者が空欄の場合、管理者に通知 |
| 定期リマインダー | 毎週月曜 午前9時 | チームにタスク確認を自動通知 |
おすすめの運用ルール
- ステータス列はドロップダウンなどに限定しておくと判定しやすい
- ワークフロー名は「いつ・誰に・何を」などで付けると整理しやすい（例：期限7日前通知）
- テスト実行用のフィルターを一時的に設定し、誤送信を防ぐと安心です
まとめ
Smartsheetの自動化機能を使えば、確認・通知・記録といった“地味に手間な仕事”を自動化できます。
小さな手間の削減が積み重なると、大きな効率化につながります。
次回は、実際の業務で役立つ「承認ワークフローの作り方」を中心に、実践的な活用法をご紹介します！
