Smartsheet基礎操作編⑥：共有と権限設定の基本と注意点
「誰に・どこまで見せるか」を正しく設定しよう
Smartsheetは、チームでの情報共有を前提としたツールです。
しかし、「うっかり編集されてしまった」「本当は見せたくない内容まで共有してしまった」など、共有設定のミスがトラブルにつながることも少なくありません。
今回は、共有と権限設定の基本と、実務で役立つポイントを解説します。
Smartsheetの「共有」とは？
Smartsheetでは、作成したシートを他のユーザーと「共有」することで、複数人が同時に確認・編集できます。
共有には、権限レベルの設定があり、誰が・どこまで操作できるかを細かく制御することができます。
設定できる主な権限レベル
権限設定の注意点
- 「誰でも編集可」での共有は要注意
特定のシートをの公開オプションで「誰でも編集可」の設定を行うと、ログインをしていないユーザーでも編集を行うことができるようになります。
より多くのメンバーとリアルタイムでやり取りができるようになる反面、誰が変更したのかを追跡できなくなるため、慎重に運用しましょう。 - 最小限の権限で共有する
とりあえず編集者権限で共有は便利ですが、意図せず列やデータを編集されてしまうリスクもあります。
そのため、業務に応じて最適な権限を設定することが大切です。 - 機密情報の管理には非公開列や分割シートで対応
Smartsheetでは、「列単位の非表示設定」はできません。機密情報は別シート化し、アクセス制限を設定するなどの対策が必要です。
共有の活用アイデア
- 社内チームには「編集者（共有不可）」で共有し、責任者だけ「管理者」に
- クライアントには「閲覧者」として共有し、状況だけ見せる運用に
- 組織外の取引先には、Googleドライブ連携やPDF出力で情報を提供
まとめ
共有と権限設定をうまく使うことで、Smartsheetは「情報共有＋編集ミス防止」が両立できる安全な業務ツールになります。
次回は、Smartsheetをさらに便利に使いこなすための「ビュー（表示形式）」機能についてご紹介します！
