Smartsheet基礎操作編⑧：フィルターと並べ替えの活用術
必要な情報をすぐに見つけて、スムーズに作業を進めよう！
Smartsheetのシートは、情報を一元的に管理できる反面、行数が増えるにつれて「目的のデータが探しづらい」と感じることがあります。
そこで活躍するのが、「フィルター」と「並べ替え」の機能です。
今回は、これらの機能の使い方と、業務で使える便利な活用例をご紹介します。
フィルターとは？
フィルターとは、シート内の情報を条件で絞り込んで表示する機能です。
たとえば、以下のような絞り込みをすることができます。
- ステータスが「未対応」のデータだけを表示したい
- 担当者が「田中さん」のタスクだけ見たい
フィルターは自分専用・全体共有のどちらでも設定可能で、必要なときにワンクリックで切り替えできます。
並べ替えとは？
並べ替えは、列の値を昇順・降順に並べ替える機能です。
たとえば、日付の新しい順・古い順、優先度の高い順、名前の五十音順など、目的に応じて表示順を調整できます。
活用例①：タスク管理で未完了だけを表示
- 条件：チェックボックス列「完了」＝オフ
- フィルター名：「未完了タスク」
- 補足：チェックが入った行を非表示にして、処理漏れを防止
活用例②：期日順で並べてスケジュール確認
- 並べ替え対象：日付列（例：「納期」「対応期限」など）
- 昇順に設定 → 期限の近い順に表示
- 補足：ガントビューやカレンダービューと組み合わせるとさらに効果的
活用例③：担当者別のタスク抽出
- 条件：連絡先列「担当者」＝自分の名前
- フィルター名：「私のタスク」
- 補足：全社タスクの中から自分の作業分だけを可視化できる
まとめ
フィルターと並べ替えを活用することで、大量のデータから“今必要な情報だけ”を素早く取り出すことができます。
シンプルですが必要な情報を入手するための時短につも繋がる機能なので、ぜひ日々の業務に取り入れてみてください。
次回は、Smartsheetの「通知とアラート」機能をテーマに、情報の見逃しを防ぐ設定方法をご紹介します！
