Smartsheet基礎操作編⑨：通知とアラートの活用で“うっかり”を防ぐ
重要なタイミングを見逃さない！
日々の業務の中で、「誰かがステータスを変えた」「期限が近づいていた」…という変化を見逃してしまうことはありませんか？
Smartsheetの「通知」「リマインダー」機能を活用すれば、こうしたうっかりを防ぎ、対応漏れや確認ミスのリスクを減らせます。
今回は、通知・アラートの基本的な使い方と実践活用例をご紹介します。
通知・リマインダーとは？
Smartsheetでは、シート内の変化や日付に応じて、特定のユーザーへ自動でメール通知を送ることができます。
主な通知の種類は以下の通りです。
- 通知（変更時）：セルが変更されたときに通知
- リマインダー（日付ベース）：指定した日付や期限の○日前に通知
- アラート（条件付き）：条件に合致したときに特定の人に通知
活用例①：期限の前日に通知を送る
- 「期日」列があるシートで、自動化を設定
- トリガー：期日の1日前
- アクション：担当者に通知メール送信
活用例②：ステータスが「完了」になったらマネージャーに通知
- ステータス列が「完了」に変更されたときに
- 条件：「ステータス = 完了」
- アクション：マネージャーに通知（またはSlack連携）
活用のポイント
- 連絡先列と組み合わせると、通知の宛先が柔軟に管理可能
- 通知メールには該当行の内容がそのまま表示され、確認しやすい
- モバイルアプリでも通知可能で、外出先でも対応できます
まとめ
通知とリマインダーを使いこなせば、「誰が何をやったか」「やっていないか」を見逃さずに管理できます。
次回は、いよいよ基礎操作編最後となる、データを他システムや報告書に展開するための「エクスポートと印刷設定」をご紹介します！
番外編
「誰が何をやったか」「やっていないか」を確認する方法として、アクティビティログでより詳細に「誰が」「いつ」「何をやったか」を確認することもできます。
シート内の右側にあるメニューバーにアクティビティログという項目がありますので、そこをクリックすると確認ができます。
複数人で作業をしている中で、誤ってセルを編集・削除してしまった！というときにも即座に確認ができるので非常に便利です。
