今回は、Smartsheetのユーザー結合手順についてご説明いたします。
※「エンタープライズ」プランが必須になります。
「エンタープライズ」プラン以外は設定出来ません。
ユーザー結合とは？
1.概要
- ユーザー結合とは、Smartsheetのアカウントを1つに統合する機能であり、エンタープライズプランとプレミアムプランでライセンスを取得したシステム管理者が利用できます。
- 同一人物が異なるメールアドレスで利用している場合も、シートや共有情報を失わずに一本化できます。
2.目的
- アカウントの重複管理を防止
- ライセンスを整理し有効活用
- 異動やドメイン変更時に効率的に統合
3.特徴と注意点
- 統合元のデータ（シート、レポート、グループ等）がすべて統合先に移行
- 統合元アカウントは削除され、メールアドレスは解放
- 最大500ユーザーペアをCSVで一括処理可能
- 実行できるのはシステム管理者のみ対象は同じプラン内のユーザー
- エンタープライズプランでご契約のお客様のみ利用が可能
設定の手順
ユーザー管理画面への遷移
ホーム画面左下のユーザーアイコンを押下していただき、「管理センター」を選択してください。
管理センターに遷移後、左上のメニュー一覧より「ユーザーの役割とレポート」を選択してください。
ユーザー結合用のテンプレートのダウンロード
その他のアクションを選択し「ユーザーの結合…」を押下すると、右図のポップアップが表示されます。
ユーザーの結合用のCSVテンプレートをするために、画面中央の「ダウンロード」を押下してください。
テンプレートをインポート
「User Merge Template.csv」のファイルがダウンロードされますので、
A列に結合されるアドレス、B列に結合するアドレスを入力してください。
入力完了後「ファイルのアップロード」に、該当のファイルをアップロードしてください。
その後、「結合のプレビュー」を選択してください。
ユーザー結合のプレビュー
プレビュー画面で、結果が「統合準備完了」と表示されておりましたら結合可能な状態です。
右上の「結合の適用」を選択していただくと、操作者にメールが通知されます。
「エラー」の場合、推奨事項を確認していただき、こちらの窓口までご連絡をお願いいたします。
smartsheet_support@fsz.co.jp
システム管理者へのメール通知
ユーザー結合を行ったシステム管理者宛に、メールが通知されます。
こちらのメールに対して操作を行う必要はございません。
ユーザー管理画面に戻り、テンプレートでA列に入力したアドレスが代替メールアドレスに登録されて
いることが確認できましたら、ユーザーの結合は完了です。
ユーザー結合前後の違い
ワークスペースの共有先
アカウントを結合後、アカウントが1つになるのでワークスペースの共有先に表示されなくなります。
所有者権限のアカウントを結合した場合、結合先のアカウントが所有者となります。
自動化ワークフローの通知先設定
ワークフローの設定で受信者に設定したユーザーが統合されると通知先が消えるため、
統合先のアカウントへ受信者を再設定する必要があります。
統合されたアカウントでログイン
統合されたアカウントでログインをすると、「アカウントが見つかりませんでした」と表示されます。
統合されたアカウントではログインすることができませんので、ご注意ください。
以上で、Smartsheetのユーザー結合手順は完了です。
Smartsheetの詳細については、Smartsheet製品ページをご覧ください。
