今回は棚卸依頼を一括送信する仕組みを構築しました。
具体的には、JUST.DBのワークフローを実行することでYoomに自動的にメールが送信され、そのメールの内容をYoomが受け取り、フォームのリンクなど必要な情報を付加して再送信するという流れです。
その方法についてご紹介します。
メール自動送信
１．受信先のメールの追加
Yoomを開き「新規作成」を押下し、特定のメール受信を選択します。
メールトリガー構築画面が表示されます。受信用アドレスを作成しコピーします。
JUST.DBを開き、運用管理画面→ユーザー管理を開き、ユーザーの追加を行います。
メールアドレスの欄に先ほどコピーした受信用アドレスを貼り付け、必須項目を入力しユーザーを追加します。
次にデーターフローを作成します。データーフローデザイナーページを開き下記のとおり設定します。
レコード取込：PC棚卸台帳管理 → フィルター：廃棄対象が廃棄でない 利用者が未入力でない → メール送信
続いてメール受信の設定を行います。
まず通知先に先ほど登録したアカウントを選択します。
次に件名にメールアドレス。メール本文に送信したい情報をフィールドから挿入します。また、メール本文の改行したいところに記号(今回は＠を使用)を追加します。
設定完了後Yoomにデータを送信するため「実行」を押下し、先ほど設定したメール受信でテストを行います。
その後「件名」と「本文」のデータを取得します。
２．メール本文の加工
JUST.DBでは、入力された文字情報をテキスト(プレーンテキスト)として扱っていますが、Yoom側ではHTML形式でデータを処理するため、JUST.DB上で入力した改行がそのまま反映されない仕様になっています。
そのためYoomでデータの変換を行う必要があります。
Yoomを開きデータ変換のフローを追加します。
正規表現によるデータの置換を選択します。
データの操作・変換ページに遷移します。ここでは下記の設定を行います。
変換対象：本文
置換個所を正規表現で指定：＠
置換後の文字列：<br>
テストを行って、正しく置換されていることが確認できたら、「保存」をクリックして設定を完了します。
３．Gmailへの送信
フローを追加し、Gmailを選択します。
メールを送るを選択します。
メールの設定画面に遷移します。
Gmailと連携するアカウントを追加します。
メール内容は以下の通り設定します。
To：件名(メールで取得した値)
件名：棚卸更新依頼
本文：文章＋置換後の値＋GoogleフォームのURL(②で作成したフォーム)
完了後「次へ」を押下します。
作成したメールのプレビューが表示されます。
「テスト」をクリックすると、メールが送信されます。正常に送信されていることを確認できたら「保存」を押下して設定を完了してください。
以上で棚卸依頼を一括送信する仕組みの構築は完了です。
まとめ
以上で、データフローを執行すると社員にメールが送信され、メール内のGoogleフォームに回答することで、その内容がJUST.DBに自動で反映される仕組みが完成します。
これにより、棚卸依頼を一括で送信し、社員の回答を自動で反映させる運用が実現できます。
また棚卸依頼と同様の手順で、ソフトウェア更新のアンケートを端末利用者に一括送信し、回答を台帳に直接反映させることも可能です。
たとえば、メーカーで対象を絞りこむなど、フィルター機能を活用することで、より柔軟な運用ができます。
是非活用してみてください！
