Smartsheet基礎操作編⑤：承認ワークフローの構築と活用術
ボタン1つで完結する“スマート承認”を作ろう
申請書をメールで回したり、誰が承認したのか分からなくなったり…
そんな承認業務の「属人化」や「非効率」は、Smartsheetの自動化機能で大幅に改善できます。
そこで今回は、誰でも使える“簡単な承認フロー”の作り方と活用ポイントを紹介します。
Smartsheetで作れる承認ワークフローとは？
Smartsheetでは、標準搭載された「自動化ワークフロー」によって承認依頼 → 回答 → ステータス反映までを一連で行うことができます。
主な用途は以下のようなものです。
- 見積や発注の承認
- 休暇・出張申請の決裁
- 購買リクエストの承認
基本の構成：3ステップで作れます
- トリガー（申請が発生したら）
└ステータス列が「申請中」になったとき - 条件（対象を絞る）
└金額が10万円以上の場合のみ／部署が営業部のとき - アクション（承認依頼の送信）
└承認者に「承認／却下」を選ぶリンク付きメールを送信
└回答に応じてステータスを自動更新
承認フローの作り方
- ステータス列（例：「未申請／申請中／承認／却下」）を準備
- 承認者列（連絡先型）を作成し、担当者を割り当て
※連絡先に登録したアドレスにメール通知ができます - 自動化で以下を設定
・トリガー：ステータスが「申請中」になったら
・条件：金額 > 100000 など任意設定
・アクション：「承認をリクエスト」→ 承認列の担当者に送信
・回答に応じて、ステータスを「承認」「却下」へ自動変更
おすすめの応用ポイント
- 「差し戻し」や「再申請」も、ステータス列を活用して実現可能
- Bridgeを使えば、複数段階・条件付き・並列承認なども構築可能
- コメントやファイル添付も含めて、ワンシート完結型の申請ができる
- 承認者名や日時を記載できる列を作成すれば、「誰が承認したか」を確認することが可能
まとめ
Smartsheetの承認フローは、申請者にも承認者にもやさしい設計が可能です。
複雑なツールやシステムを使わなくても、ノーコードでスマートな承認体験を作ることができます。
次回は、こうしたシートをチーム全体で活用するための「共有と権限管理」について解説します！
